Rozwój cywilizacji narzuca nam coraz szybsze tempo życia. Czasami mamy wrażenie, że powinnyśmy zrobić kilka rzeczy na raz, żeby zdążyć ze wszystkim, co konieczne. A gdzie w tym jeszcze czas na chwilę odpoczynku z rodziną, relaksu, rozrywki? Rozwiązaniem problemu może być odpowiednie zarządzanie – ale nie zadaniami, tylko sobą i tym co robimy w określonym czasie.

Teoretycznie wszystkie wiemy, że łatwiej jest ogarnąć wszystkie konieczne danego dnia zadania, jeśli je sobie zaplanujemy co najmniej dzień wcześniej. W praktyce jednak większość z nas:

• próbuje planować, ale zniechęca się widząc, że połowa listy nie zostaje wykonana;

• nie ma pojęcia jak skutecznie napisać rozkład zajęć na następne dni, więc robi to chaotycznie i tylko od czasu do czasu;

• nie planuje niczego, uważając to za stratę czasu, skoro przecież wiadomo, co jest do zrobienia.

Rezultat jest taki, że o wielu rzeczach zapominamy, o innych przypominamy sobie w połowie zupełnie innej czynności, robimy wszystko chaotycznie. To zaś powoduje niestety olbrzymią stratę czasu, który można wykorzystać znacznie bardziej efektywnie.

Jak skutecznie planować?

Przede wszystkim nie możemy ograniczać się do typowej “listy zadań na jutro”. Potrzebny będzie kalendarz, książkowy lub jako aplikacja na telefon, do którego wpiszemy najpierw sprawy najważniejsze i nie dające się przesunąć. Przykładowo:

• rocznice rodzinne – ślubów, narodzin dzieci, urodziny najbliższych, regularne wizyty np. u seniorki rodu;

• opłaty i inne zobowiązania – prąd, woda, gaz, telefon, ale i inne usługi, z których korzystamy (Internet, TV kablowa, itp.);

• terminy urzędowe – jeśli prowadzimy firmę, to płatności VAT, ZUS, podatków; u osób prywatnych także termin rozliczenia PIT;

• zaplanowane znacznie wcześniej spotkania czy wyjazdy, na przykład wakacyjne;

• święta, długie weekendy, imprezy (np. sylwestrowa).

To daje nam na pierwszy rzut oka obraz tego, w jakie dni będziemy bardziej zajęte i nie warto na nie planować żadnych cięższych lub bardziej pracochłonnych zadań.

Jako następne, zaznaczamy – też od razu – wszelkie terminy związane z naszą pracą:

• początek i koniec ważnego i pracochłonnego projektu;

• spotkania z kluczowymi kontrahentami firmy;

• wyjazdy służbowe, także terminy: od kiedy do kiedy;

• spotkania służbowe czy konferencje;

• ewentualne dodatkowe kursy, które musimy odbyć.

Po wpisaniu do kalendarza wszystkich tych podstawowych zajęć, których wykonanie jest po prostu konieczne, pozostaje jeszcze określenie terminów:

• w jakich godzinach jesteśmy absolutnie zajęte i nie ma możliwości niczego tam już “wcisnąć”.

• margines bezpieczeństwa, w razie, gdyby coś zajęło nam więcej czasu, niż powinno.

Tym sposobem, najważniejsze sprawy mamy rozplanowane. Czas zająć się innymi, codziennymi, koniecznymi czynnościami.

Planowanie “zintegrowane”

Często jest tak, że mamy zadania, które trzeba wykonać w określonym dniu i o konkretnej godzinie, ale równie wiele jest i takich do zrobienia “w najbliższym czasie”. Nie są szczególnie pilne, więc możemy sprawdzić, czy nie da się ich załatwić przy okazji czegoś innego:

• Musimy odnieść dokumenty księgowemu, a już od kilku dni planujemy wyjście do fryzjera, który ma swój salon w pobliżu? – zarezerwujmy sobie dodatkowo czas na zadbanie o swoje włosy, skoro i tak już jesteśmy w tej okolicy;

• Kupujemy dziecku strój na WF, więc przy okazji zapiszmy sobie, co jeszcze trzeba kupić? – może papier do drukarki w sklepie, który i tak mamy po drodze;

• Czekamy na kuriera, który będzie “jakoś po 14.00”? – spokojnie możemy w tym czasie zająć się nastawieniem prania, odkurzaniem czy innymi domowymi albo służbowymi czynnościami;

• Potrzebujemy zapoznać się z raportem firmowym, a chcemy też tego dnia zadbać o swoją kondycję? – przeczytajmy go kładąc go sobie na bieżni czy, jeśli jest ładna pogoda, na ławce obok placu zabaw, gdzie zwykle wychodzimy z dziećmi;

To jedynie kilka pomysłów na łączenie zadań tak, aby wykonane jednocześnie zajęły nam jak najmniej czasu. Zostaje nam wówczas znacznie więcej wolnego. Można też jednak zrobić to w nieco inny sposób i zgrać obowiązki z przyjemnościami:

• Oglądamy ulubiony serial w TV? Zamiast siedzieć bezczynnie na kanapie (podjadając jakieś chipsy), możemy rozstawić deskę do prasowania i jednocześnie się nim zająć, albo zadbać o swoją formę i obejrzeć film ćwicząc czy pedałując na rowerze stacjonarnym.

• Wykonujemy jakąś sztampową, nie wymagającą zbytniego myślenia czynność domową? Ponieważ umysł mamy chwilowo niezbyt zajęty, rozplanujmy sobie w myślach jak urządzić dziecku urodziny, które w najbliższym czasie organizujemy.

Doba się dzięki temu nie wydłuży, za to zużyjemy na takie połączone czynności o połowę mniej czasu, niż gdybyśmy miały wykonywać je kolejno.

Wszystko, co się da, robić “przy okazji”

Czekamy aż zagotuje się woda, a potem zaparzy kawa? Spokojnie możemy w tym czasie wyjąć naczynia ze zmywarki i ustawić na półkach, pozamiatać podłogę, przetrzeć blaty w kuchni. Robimy sobie kanapkę? Skoro już zaglądamy do lodówki, wyrzućmy od razu zepsute i przeterminowane produkty. Nalewamy sobie wody do wanny? Przetrzyjmy w międzyczasie ściany i podłogę, wyrzućmy do śmieci zużyte opakowania po kosmetykach i detergentach.

Wypełniamy sobie w ten sposób prostymi i nie wymagającymi wiele wysiłku czynnościami ten czas, który inaczej by się zmarnował – lub wymagał zrobienia tego w innym terminie.

Planowanie relaksu i wypoczynku

Ostatnia, ale najważniejsza rzecz… Często zapisane w kalendarzu czynności stanowią długą listę, uwzględniającą nawet sprawy banalne, niezbyt pilne, takie, które spokojnie mogłyby poczekać.

Czego natomiast niemal nigdy nie notujemy? – Czasu tylko dla siebie, lub dla siebie i współmałżonka lub partnera, jeśli takiego mamy. I to jest wielki błąd, który sprawia, że jesteśmy:

• przemęczone, bo staramy się jedynie odznaczyć jak najwięcej zadań;

• zestresowane, jako że niemal nigdy nie zrobimy wszystkiego, co zaplanowałyśmy;

• podirytowane, działając ciągle pod presją czasu i “tej strasznej listy”;

• coraz mniej zadowolone ze swojego życia i związku.

W każdym naszym dniu powinno się znaleźć choćby te 30 minut, kiedy nie mamy zupełnie nic zaplanowane i możemy pójść na spacer, przytulić się tak po prostu do męża, zrobić sobie oczyszczającą maseczkę, wyjść pobiegać z psem, przeczytać rozdział ciekawej książki.

Dopiero kiedy uzyskamy równowagę między pracą i innymi zajęciami, a czasem na odpoczynek – nasze życie będzie naprawdę satysfakcjonujące. Zaplanujmy więc także swoje własne zadowolenie.