Rozwój cywilizacji narzuca nam coraz szybsze tempo życia. Czasami mamy wrażenie, że powinnyśmy zrobić kilka rzeczy na raz, żeby zdążyć ze wszystkim, co konieczne. A gdzie w tym jeszcze czas na chwilę odpoczynku z rodziną, relaksu, rozrywki? Rozwiązaniem problemu może być odpowiednie zarządzanie - ale nie zadaniami, tylko sobą i tym co robimy w określonym czasie.
Teoretycznie wszystkie wiemy, że łatwiej jest ogarnąć wszystkie konieczne danego dnia zadania, jeśli je sobie zaplanujemy co najmniej dzień wcześniej. W praktyce jednak większość z nas:
Rezultat jest taki, że o wielu rzeczach zapominamy, o innych przypominamy sobie w połowie zupełnie innej czynności, robimy wszystko chaotycznie. To zaś powoduje niestety olbrzymią stratę czasu, który można wykorzystać znacznie bardziej efektywnie.
Jak skutecznie planować?
Przede wszystkim nie możemy ograniczać się do typowej "listy zadań na jutro". Potrzebny będzie kalendarz, książkowy lub jako aplikacja na telefon, do którego wpiszemy najpierw sprawy najważniejsze i nie dające się przesunąć. Przykładowo:
To daje nam na pierwszy rzut oka obraz tego, w jakie dni będziemy bardziej zajęte i nie warto na nie planować żadnych cięższych lub bardziej pracochłonnych zadań.
Jako następne, zaznaczamy - też od razu - wszelkie terminy związane z naszą pracą:
Po wpisaniu do kalendarza wszystkich tych podstawowych zajęć, których wykonanie jest po prostu konieczne, pozostaje jeszcze określenie terminów:
Tym sposobem, najważniejsze sprawy mamy rozplanowane. Czas zająć się innymi, codziennymi, koniecznymi czynnościami.
Planowanie "zintegrowane"
Często jest tak, że mamy zadania, które trzeba wykonać w określonym dniu i o konkretnej godzinie, ale równie wiele jest i takich do zrobienia "w najbliższym czasie". Nie są szczególnie pilne, więc możemy sprawdzić, czy nie da się ich załatwić przy okazji czegoś innego:
To jedynie kilka pomysłów na łączenie zadań tak, aby wykonane jednocześnie zajęły nam jak najmniej czasu. Zostaje nam wówczas znacznie więcej wolnego. Można też jednak zrobić to w nieco inny sposób i zgrać obowiązki z przyjemnościami:
Doba się dzięki temu nie wydłuży, za to zużyjemy na takie połączone czynności o połowę mniej czasu, niż gdybyśmy miały wykonywać je kolejno.
Wszystko, co się da, robić "przy okazji"
Czekamy aż zagotuje się woda, a potem zaparzy kawa? Spokojnie możemy w tym czasie wyjąć naczynia ze zmywarki i ustawić na półkach, pozamiatać podłogę, przetrzeć blaty w kuchni. Robimy sobie kanapkę? Skoro już zaglądamy do lodówki, wyrzućmy od razu zepsute i przeterminowane produkty. Nalewamy sobie wody do wanny? Przetrzyjmy w międzyczasie ściany i podłogę, wyrzućmy do śmieci zużyte opakowania po kosmetykach i detergentach.
Wypełniamy sobie w ten sposób prostymi i nie wymagającymi wiele wysiłku czynnościami ten czas, który inaczej by się zmarnował - lub wymagał zrobienia tego w innym terminie.
Planowanie relaksu i wypoczynku
Ostatnia, ale najważniejsza rzecz... Często zapisane w kalendarzu czynności stanowią długą listę, uwzględniającą nawet sprawy banalne, niezbyt pilne, takie, które spokojnie mogłyby poczekać.
Czego natomiast niemal nigdy nie notujemy? - Czasu tylko dla siebie, lub dla siebie i współmałżonka lub partnera, jeśli takiego mamy. I to jest wielki błąd, który sprawia, że jesteśmy:
W każdym naszym dniu powinno się znaleźć choćby te 30 minut, kiedy nie mamy zupełnie nic zaplanowane i możemy pójść na spacer, przytulić się tak po prostu do męża, zrobić sobie oczyszczającą maseczkę, wyjść pobiegać z psem, przeczytać rozdział ciekawej książki.
Dopiero kiedy uzyskamy równowagę między pracą i innymi zajęciami, a czasem na odpoczynek - nasze życie będzie naprawdę satysfakcjonujące. Zaplanujmy więc także swoje własne zadowolenie.